Docs4Ever arhivare electronica
Arhivarea documentelor este o provocare constantă pentru administrația publică și firmele private deopotrivă. Numărul documentelor fizice din arhive este într-o continuă creștere, iar regăsirea acestora este o provocare crescândă de la un an la altul.
Scanarea documentelor, utilizarea unor instrumente de recunoaștere optică a caracterelor și organizarea lor conform nomenclatoarelor arhivistice și reglementărilor legale în vigoare permit regăsirea și consultarea facilă a documentelor instituției.
Sistemul informatic Docs4Ever dezvoltat de Indeco Soft permite realizarea tuturor acestor operațiuni într-o interfață prietenoasă și intuitivă, realizată în parteneriat cu personal specializat în gestiunea arhivelor și este:
compatibil cu majoritatea dispozitivelor multifuncționale și scanner disponibile, sistemul permite scanarea cu ajutorul scannerelor virtuale și oferă suport pentru procesare fișiere PDF și recunoaștere optică a caracterelor în limba română (OCR)
Regăsirea documentelor arhivate se realizează după criterii multiple (descriere, perioadă, dată, tip document, conținut, note și comentarii), iar rezultatele căutării sunt conforme drepturilor de acces ale fiecărui utilizator / grup în parte.
Sistemul păstrează istoricul modificărilor asupra documentelor de arhivă (reindexări, modificări, ștergeri, etc), oglindind cu precizie arhiva fizică prin organizarea documentelor în dosare și volume, gestiunea documentelor conform legislației în vigoare, pe bază de nomenclator arhivistic anual, permițând crearea, modificarea și gestionarea nomenclatorului de arhivă specific. Sistemul generează inventarele și registrul de evidență, permițând gestiunea automată a termenelor de păstrare pentru fiecare dosar și înregistrarea operațiunilor de scoatere din arhivă pentru consultare a dosarelor. Managementul arhivei fizice se realizează cu asigurarea arhivării precise a unui document într-o anumită locație fizică prin gestiunea spațiilor fizice de arhivare, la nivel de clădire, încăpere, raft, cutie, poziție, etc, pe bază de coduri QR și generarea etichetelor pentru coperta dosarelor.
Scanarea codurilor QR ale dosarelor fizice și afișarea dosarului în format electronic, pentru utilizatorii autorizați facilitează managementul documentelor fizice și verificările în arhivă.
Docs4Ever – Software de arhivare poate fi furnizat în trei moduri:
Software ca serviciu – documentele arhivate electronic sunt stocate în centrul de date Indeco Soft, certificat ISO 27001 pentru securitatea informațiilor, putând fi consultate prin internet, de către utilizatorii autorizați.
Instalare locală – documentele arhivate sunt stocate pe serverele instituției dumneavoastră
Servicii complete de arhivare fizică și electronică
Asociația Docs4Ever, structură a economiei sociale este partenerul nostru care asigură servicii de arhivare fizică a documentelor. Mai multe detalii pe www.docs4ever.ro.
Sistemul de arhivare electronică poate fi integrat cu alte produse Indeco Soft existente în instituția dumneavoastră: CID (Circuitul Intern al Documentelor), AsiSoc (Asistență Socială), etc.